er was eens …

Uw kantoor, 9.47 uur … Uw gsm gaat en u weet pertinent zeker dat ie ergens op uw bureau ligt, trouwens : u hoort hem. Hij speelt echter treiterig verstoppertje achter en onder een stapel papieren, dossiers, mappen, to do-lijstjes, uw lunchbox (en de kruimels) van deze morgen en de (dringende) post die uw chef kwam langsbrengen. De moment dat u hem vindt en opneemt is het te laat : het antwoordapparaat was u te snel af!

Vlak daarna valt één van de papierhoopjes (waaronder uw bellefoon lag)  met veel zwier en zwaai op de grond.

Als dit voor u herkenbaar is (bij uzelf of bij een collega), is  t hoog tijd om aan uw hart te werken!?!

oplossing?

??? opruimen tiens! En opgeruimd houden!

Wanneer ruimen mensen gewoonlijk op? Minstens 1 keer per jaar, als ze op vakantie gaan. Vlak ervoor. En hoe voelt dit dan?
(Hoe voelde u zich de laatste keer dat u b.v. uw garage, kelder of zolder hebt opgeruimd -of moeten opruimen van uw partner- :-)?)
Wellicht een opge-ruim-d gevoel?

Tenzij er uiteraard “lijken” uit de kast vallen (“oei, dit had nog moeten gebeuren, dat is al overtijd, project X vervalt in mijn vakantie …”).

Het risico op een hartaanval stijgt tegen uw vakantieperiode : u wil/moet profesjoneel nog vanalles afwerken en prive de valiezen pakken (daarbij niks vergeten!).

Gelukkig blijkt ook dat dit minder het geval is bij mensen die vaker op vakantie gaan.
Doe dus alle dagen alsof u op verlof gaat : ruim op!

hoe precies?

Just do it :

1. Reserveer max. een kwartiertje op het einde van de dag (plan het desnoods in in je Outlook A-genda!)
2. Ruim gedurende de dag (vlak voor een pauze) ook een keer op
(maak er een gewoonte van of maak er een A-ctietje van  in Outlook totdat het een gewoonte is)

Tijdverlies? Probere ne kere!

Je zal je na een tijdje beter in je vel voelen gezien het je enerzijds een voldaan gevoel, een shot endorfine geeft, anderzijds overzicht van de taken “at hand”.

psssst : multitasking?

Onderzoek wijst overigens uit dat je maar 1 ding deftig tegelijk kan doen, dus een aantal keer per dag opruimen doet ook wonderen. Vergelijk het met je computer : hoe meer “windows” (programma s & andere toepassingen) open staan, hoe trager je computer werkt en het risico op letterlijk vastlopen stijgt. Naar analogie met jezelf :OP.

psssst : g-een proper bureau?

Niet iedereen heeft nood aan een proper bureau. Ooit ruimde ik b.v. mijn vader s werkatelier op : alle sleutels bij de sleutels, de toernaviezen bij de toernaviezen, de alles properkes bij mekaar, schoon overzichtelijk bijeen, o.a. tegen een speciaal zelfgemaakt overzichtstoolbord, het was een genot om te aanschouwen … dacht ik toch …

Na zijn eigen vaststellingen :
1. “ik vind niks meer terug!” &
2. “mijn nood aan prikkelende-inspiratie-door-gezellige-chaos is weg!”
(mijn vader is kunstenaar),
stonden mijn billekes rood … (ik was nog heeeel jong :-))

hoe ga ik hier als leidinggevende mee om?

Zie je dit “zwier & zwaai”-fenomeen bij je medewerkers, ga dan na of/in hoeverre het bij die bewuste persoon ook werkelijk contra-productief werkt.

Is dit (werkelijk?) zo, kan je coachen op opruimen/overzicht houden.
Is dit echter niet het geval (de persoon in kwestie levert voldoende resultaat af en voelt zich er goed bij), pak dan eerder je eigen (belemmerende) overtuiging of die van de directe collegas aan …

stappenplan chaos @ orde?

1. vooraleer je je “GOE” – Grote OpruimEvent start, eerst even je doe-stellingen helder!
2. vervolgens eerst je archiveermethodiek (wat steek ik waar en hoe onthoud ik het?) : richt je ondersteunend A-Z A-ctief A-rchief in voor je gaat opkuisen;
3. alles op een GH – Grote Hoop;
4. 1 voor 1 alles slechts 1 keer vastpakken & verwerken (eventueel scannen) volgens de REFLEX “VASTPAKKEN = BESLISSEN a.d.h.v. je vooropgezette prioriteitenstelling/doe-stellingen;
5. vanaf dan : dagelijks bijhouden (plan alle dagen een kwartier in je A-genda, vlak voor je je kantoor verlaat)

Dit plan van aanpak focust op je “desk“, uiteraard ondergaat je “disk” dezelfde metamorfose!

Misschien g-een zot idee voor mensen die een steuntje in de rug nodig hebben : vraag hiervoor begeleiding van een van onze coaches. Een enkelmalige investering (een 2- tot 3-tal ont-moetingen) voor een levenslang rendement!

actie!

1. plan een eerst “opruim-event” in :
(hoe lang gaat het duren, wanneer kan je dit het beste doen -qua storingen en “goesting”-)

2. plan een dagelijkse terugkerende afspraak met jezelf
in je A-genda

3. zet het issue op je teammeeting-A-genda